然后又发现这图有点小瑕疵,一查只能用PS调一下,于是又找了好久PS的安装包。终于下载安装成功后,PS软件小编并不太会用,于是又开始在bilibili搜《PS简易教程》……
结果是一上午过去了,而PPT一页还没开始做。
这种消耗精力的陷阱,有个专业术语,叫yak shaving(薅牛毛)。我们常把简单的事情A复杂化,忙了一圈,才发现做了一堆与一开始要做的A毫不相干的事。
很多时候拖慢我们效率的真正原因,究竟是什么呢?
一、无处不在的精力消耗,才是真正的时间杀手
“Yak shaving”(薅牛毛)由麻省理工博士Carlin Vieri提出。指要做一件事A,就得先做B,要做B就得先做C,要做C得先做D。某人想给汽车打蜡,需要去买个水管,得开车出去。为了避免路上交过桥费,得去跟邻居借张通行卡。但他想起前几天跟人家借的枕头还没还,八成借不来卡。而枕头里的棉絮掉了不少,得找替代品填充回去才敢还给人家。哪里去找填充物呢?去动物园社会主义薅yak(牦牛)毛。所以,为了给汽车打蜡,你得先去动物园薅牛毛。
陷入这种行为的原因是“强迫性拒绝止损”即一开始没太执着,但是事情做了一段时间后,非要看到个结果,不管继续下去划不划算,都不想放弃。我们更容易对那些做到一半的事情耿耿于怀,而不愿终止已经做了一阵却还未得到结果的事情。国家公务员考试出了名的量大题难,120分钟135道题。而有些人喜欢在最花时间的数学题上较劲。还差2步就出答案了,怎么也说服不了自己放弃。为这几道总分不到5分的小题,搞得最后20道甚至来不及审题。这些陷阱就像黑洞,悄无声息吸走你的能量,让你没有多余精力来应付正常工作、生活,最后就只能混日子。
二、你懂得在合适的时机停下来吗?最好办法是划好警戒线
既然时间有限,那么实行最优分配就至关重要重要。此时可参考巴菲特的双目标清单策略(Two-List Strategy)。巴菲特在跟飞行员Mike Flint探讨他的职业生涯目标时,让他写下了他职业生涯最重要的25个目标。然后,又让他圈出了认为最重要的5个。现在Flint有2个清单:最重要的5个目标/20个也很重要的目标。他以为自己应该马上着手实现这 5 个目标,而另外 20 个,就放在闲暇时间慢慢去实现。而巴菲特说:不,那20个目标,你要像躲避瘟疫一样躲避它们,不花任何时间和注意力在它们上面。
首先,来捋一捋你有多少真正可支配的时间。假如我们把1小时分成4格,每一格代表15分钟,你的一天就是96格(每小时4格*24小时=96格),一周是672格,一年是34944格。假设睡觉8小时,花掉32格,吃饭、社交、逛淘宝,打王者荣耀花掉8小时,又花掉32格,最后其实只剩32个格子可用来工作+自我提升。那么根据双目标清单策略,你在做剩下32格的计划时,要避免这种广撒网。而是仅选择1-3个事项集中突破,每个分配足额时间。
时间管理的核心本质并不是管理时间,而是选择把我们的精力安放在哪里。每个人时间是有限的,精力不允许我们把所有的事情都做俱全,你需要心里有数,在有限的时间里,我要完成哪些事情,每件事情分配多少时间。最关键的是,时间一到就停止。彼得德鲁克说过:最没有效率的人就是以最高的效率做最没有用事的人。比起决定做什么更难也更重要的是选择不去做什么。这就是选择和拒绝的艺术,如果这不是你最想要的,就一定要拒绝诱惑,你没那么多精力雨露均沾。
前面有提过的国考丢分问题,其实按照这个思路就很好解决。调整做题顺序就迎刃而解了。数学是最浪费时间、得分几率最低的板块,所以就把它放到最后10分钟。一方面可以保证其他板块有充足时间,一方面,放最后,考试时间一到只能停笔,没法拖延。这10分钟里,先挑那些一看就不复杂的做,计算复杂的直接放弃,猜个ABCD就涂答题卡。这样调整后,考试最后的题目就不至于失分了。
三、欢迎监督!让所有人看到你的计划实施
就像出去门旅游前已经做好充分的攻略,就差跟着计划去打卡。那么,如何保证目标能够定时定量按计划进行呢?事实上。如果你能保持记录并持续对外公开,一定程度上可以敦促你按计划去完成。Front的创始人就是这么践行的。Front是一家位于旧金山的初创公司,三年间营业额翻了三番。作为刚起步的公司,其创始人兼CEO Mathilde Collin,既要把握大方向,又要处理大小日常事务,她比任何人都更需要防止精力分散。
而她的秘诀就在于,定期发出的三封邮件。三封邮件都由Mathilde亲自撰写。
第一封邮件,每周一发给全体员工,其中记录公司上周营业收入数据,分析波动原因。这种非常硬核的公开透明让Mathilde和员工都不敢懈怠。透明化的数字摆在那里,如果变难看了,你必须给出理由,而且下一次要看到预期中的攀升。员工知道什么结果是成功的,当把收益作为一个指标,才能更好衡量他们的工作。
第二封邮件,每周一发给所有经理,内容是Mathilde的一周行程和工作重点。Mathilde表示,让员工了解上级的工作是有必要的。让他们知道他们的首席执行官在做什么,通过邮件树立榜样。员工需要通过你的日程知道什么是重要的事。这也能让她确保跟经理们步调一致,经理们会提醒她不要将注意力转移到那些不重要的问题上。
第三封邮件,每月初发给公司投资人,汇报公司近况和发展目标。投资人对公司的走向有种天生的直觉,能迅速察觉机遇和问题。如果公司真的有了潜在问题,投资人的反馈能确保公司尽快调整,回到正轨。通过连续4年从未间断的这3封邮件,Mathilde始终确保公司一直走在正确的道路上。如果把自己的精力也当成一家公司来管理,写成公开日志汇报进度,就能更好地确保计划在稳定地执行中。